Đăng ký con dấu chính thức (印鑑登録)

印鑑登録
rakuten.co.jp

Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký con dấu (inkan) chính thức. Việc đăng ký con dấu (gọi là 印鑑登録: inkan touroku) khác với việc tạo con dấu. Đăng ký con dấu tức là bạn đã con dấu rồi và thủ tục đăng ký là để hợp pháp hoá con dấu, chứng minh bạn là người sở hữu con dấu đó. Tại sao lại phải đăng ký con dấu? Việc đăng ký con dấu là cần thiết trong nhiều trường hợp như khi muốn bán xe ô tô hoặc làm các thủ tục liên quan đến nhà đất.

Thực ra thì mình cũng không biết việc này cho đến khi cần phải dùng đến nó. Hôm nay mình chia sẻ câu chuyện của mình và hướng dẫn các bạn luôn, biết đâu các bạn sẽ có lúc cần phải dùng đến :)




Trước đây, nhà mình đang thuê hiện tại là do công ty của mình đứng tên thuê giúp, nên khi mình nghỉ việc ở công ty thì nhà của mình không còn người bảo lãnh nữa. Bên công ty cho thuê nhà yêu cầu chuyển hợp đồng sang tên của mình. Để chuyển hợp đồng nhà sang tên mình, mình sẽ cần 1 người bảo lãnh (hoshonin). Do mới chuyển chỗ ở nên mình cũng không có nhiều bạn người Nhật, mà mấy bạn chơi cùng ở công ty thì mình ngại không muốn nhờ, nên mãi vẫn không sang tên được hợp đồng. Sau khi hỏi kỹ phía công ty cho thuê thì họ cho biết rằng người bảo lãnh có thể là người Nhật hoặc người nước ngoài có con dấu chính thức. Vậy là mình có thể nhờ một người bạn Việt Nam bảo lãnh cho mình thuê nhà với điều kiện bạn đó có con dấu đã được đăng ký chính thức.

Từ đó mình mới tìm hiểu về đăng ký chứng nhận con dấu (印鑑登録) và làm thủ tục đăng ký con dấu cho người bạn của mình. Dưới đây là kinh nghiệm đi đăng ký của mình.

1) Từ vựng liên quan:
  • 印鑑登録( いんかんとうろく): đăng ký con dấu
  • 印鑑証明書 (いんかんしょうめいしょ): giấy chứng minh con dấu
  • 区役所 (くやくしょ): văn phòng cơ quan quận
  • 委任状( いにんじょう):  giấy uỷ thác

2) Thủ tục:

a. Chuẩn bị:

– Con dấu bạn cần đăng ký
– Tiền lệ phí: tầm 200~300 yên

– Giấy chứng nhận cá nhân của bạn: 在留カード(thẻ cư trú) hay hộ chiếu

※ Nếu bạn làm hộ người khác thì cần phải có giấy uỷ thác (委任状: いにんじょう) và cầm thêm giấy chứng nhận cá nhân của người uỷ thác. Trong trường hợp của mình là mình đi đăng ký cho anh bạn luôn nên mình có dùng giấy ủy thác và thẻ cư trú của anh ấy. Giấy uỷ thác này có thể tự viết hoặc download trên mạng theo mẫu sau:
Nếu làm hộ người khác thì thủ tục sẽ khác hơn 1 chút, các bạn đọc phần chú ý cuối bài để biết thêm nhé.
 
b. Các bước tiến hành:
– Mang các giấy tờ trên ra 区役所 nơi bạn ở
– Điền các thông tin cần thiết vào đơn đăng ký con dấu (印鑑登録申請書: いんかんとうろくしんせいしょ)
Giấy này có ở 区役所, đến gần 窓口(quầy tiếp nhận) của họ là các bạn có thể thấy ngay.
Thông thường các bạn sẽ lấy số đợi đến lượt mình, khi đến lượt thì đem các giấy tờ ở khâu chuẩn bị và đơn cho nhân viên 区役所. Nếu các giấy tờ hợp lệ bạn, đơn của bạn được chấp nhận thì họ sẽ cấp giấy chứng nhận con dấu cho bạn ngay sau đó.
※ Chú ý:
1) Nhiều khi tên của bạn trong thẻ cư trú (在留カード) không đồng nhất với tên mà 区役所 lưu giữ (ví dụ: có “Thị” với không có “Thị” hoặc thứ tự họ tên đảo ngược) thì bạn sẽ phải làm thủ tục sửa tên trước khi đăng ký con dấu.
2) Với những người làm hộ người khác (được người khác uỷ thác làm hộ) thì sau khi tiếp nhận giấy tờ của bạn, 区役所 sẽ gửi 1 giấy tờ đến nhà người uỷ thác để xác nhận việc uỷ thác. Người uỷ thác sẽ phải điền các thông tin vào đó và bạn (người được uỷ thác) sẽ mang giấy tờ đấy đến 区役所  1 lần nữa để tiếp tục thủ tục. Như vậy trong trường hợp uỷ thác bạn sẽ mất nhiều ngày hơn và cần đến 区役所 2 lần để làm, trong khi trực tiếp đến làm thì bạn có thể nhận luôn giấy chứng minh con dấu trong ngày.
Trên đây là kinh nghiệm đi đăng ký chứng nhận con dấu của mình. Hy vọng là sẽ hữu ích cho các bạn trong trường hợp phải dùng đến nó :)

Xin vui lòng không đăng lại nội dung trên trang này nếu không được phép của chúng tôi.

Hãy chia sẻ bài viết này nhé!