Kinh nghiệm tiếp nhận điện thoại trong công ty Nhật

Nghe điện thoại

Khi trở thành nhân viên chính thức và bắt đầu đi làm tại Nhật chắc hẳn bạn đã gặp không ít khó khăn, áp lực về tiếng Nhật, phong cách làm việc, văn hoá ứng xử trong công ty v.v. Mình cũng không ngoại lệ và một trong những khó khăn đầu tiên mà mình phải đối mặt đó là việc phải nhận điện thoại trong công ty. Công việc chỉ đơn giản là tiếp nhận điện thoại sau đó chuyển máy đến các bộ phận theo yêu cầu của người gọi đến nhưng nó lại không hề đơn giản một chút nào đối với một người nước ngoài. Trong bài viết này mình xin chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm mà mình tích luỹ được trong quá trình vượt qua thử thách này nhé.



Thời gian đầu mình chỉ cần nghe tiếng chuông điện thoại là tim đập, chân run, tai ù, nhìn cái điện thoại để bàn với cặp mắt hình viên đạn và kết quả là không nghe được gì và không biết là ai gọi đến, cần gặp ai. Và sau rất nhiều sự cố như vậy cộng thêm một giọt nước: Có lần điện thoại gọi đến, mình bắt máy và chỉ nghe loáng thoáng được mỗi cái tên là Shibuya, vậy là mình suy đoán là ông Shibuya – một đối tác lâu năm của công ty và có đến văn phòng một đôi lần, sau câu “Xin vui lòng chờ trong giây lát” mình liền nhanh nhảu chạy đi thông báo cho ông giám đốc lúc đó đang trong nhà vệ sinh. Ông giám đốc vội vàng ra nghe điện thoại (Chắc là chưa kịp rửa tay), nhưng rất tiếc đó lại là người hoàn toàn khác và gọi có mục đích tiếp thị. Việc này đã làm cho cơn giận của ông giám đốc bùng phát và ông ấy ra chỉ thị trong vòng 1 tháng phải tiếp nhận được điện thoại, nếu không thì nghỉ việc.

Và công cuộc chinh phục bắt đầu. Dưới đây là một số việc mà mình đã làm để vượt qua thử thách với cái điện thoại.

① Nắm rõ các thao tác trên điện thoại 

Khi vào làm việc thì bạn sẽ được hướng dẫn cụ thể, bạn chỉ cần ghi chú lại cẩn thận và thực hành lại một số lần là được.

② Thuộc và nắm rõ các mẫu hội thoại khi tiếp nhận điện thoại

Những mẫu hội thoại này đều được học tại trường tiếng Nhật, Senmon,… hoặc có thể tìm trên mạng. Mình đã dựa vào những mẫu này và làm nên các trường hợp tiếp nhận điện thoại phù hợp với công ty rồi dán lên chỗ dễ nhìn thấy nhất. Thời gian đầu thì mình nghĩ là chỉ cần nói thể 「です」「ます」, tránh dùng quá nhiều kính ngữ dễ bị sai.

③ Ghi nhớ danh sách các khách hàng, nhà cung cấp thường có giao dịch với công ty

Điều khó khăn nhất mà mình gặp phải là không nghe được tên công ty, tên của người gọi đến, để khắc phục thì mình đã làm như sau:

  • Tự mình tổng hợp và lập danh sách khách hàng, đối tác quen thuộc của công ty, gồm các nội dung: Tên công ty, số điện thoại, fax, email, địa chỉ, tên người phụ trách… Mục đích là để quen với tên các công ty và cố gắng ghi nhớ hoặc chí ít là có chút xíu ấn tượng. Như vậy khi nghe điện thoại chỉ cần bạn nghe được một số từ khóa cơ bản thì có thể suy đoán ra được
  • Nhập tên một số đối tác khó nhớ, dài vào danh bạ điện thoại
  • Note lại những tên công ty đối tác thường hay gọi đến

④ Ghi nhớ tên họ của người Nhật

  • Tìm trên mạng danh sách họ của người Nhật, mỗi ngày đọc qua 1, 2 lần. Thực tế thì mình rất ít khi gặp những tên họ huyền thoại như Yamada, Tanaka, Suzuki đã quen thuộc khi đi học mà toàn những tên họ chưa nghe bao giờ, nên không còn cách nào khác là phải làm quen bằng cách như vậy.
  • Mỗi ngày dành một chút thời gian để ghi nhớ tên họ, ví dụ mình thường làm là liệt kê một số tên họ mà mình biết, tên của những người trong công ty
    • Ya: Yamada, Yamamoto, Yamaguchi…
    • Ta: Takahashi, Tanaka, Tamari…
    • To: Saito, Sato, Ito…
    • Ko: Kobayashi, Kogane, Koike…
    • Sawa: Fukasawa, Kurosawa, Zerizawa…

⑤ Ghi chú khi nghe điện thoại 

Vừa nghe, vừa ghi chú lại những thông tin quan trọng như: Tên công ty, tên người gọi đến, bộ phận, cần gặp ai, có việc gì… nếu không thì khi đặt ống nghe xuống có thể bạn đã quên sạch mọi thứ và ngơ ngác như như chú gà con lạc mẹ.

⑥ Từ chối các cuộc điện thoại tiếp thị

Hàng ngày có rất nhiều cuộc điện thoại tiếp thị – 売込電話 từ các công ty giới thiệu nhân lực, công ty in, photo, các công ty phân phối máy tính, công ty cổ phiếu… và thường là các công ty này tìm thông tin của công ty bạn trên mạng và gọi đến tiếp thị. Nếu bạn vẫn nối máy thì sẽ làm mất thời gian của đồng nghiệp và cấp trên. (Gặp những sếp khó tính thì rất dễ bị nổi đóa).

Đối với những công ty thường xuyên gọi đến thì bạn nên từ chối luôn, đối với những công ty bạn không biết rõ thì nên yêu cầu họ đợi máy「保留」và hỏi lại cấp trên trước khi từ chối.

⑦ Nhờ đồng nghiệp nghe giúp

Trong trường hợp đầu bên kia nói quá nhiều, hoặc đầu bên kia nói tiếng địa phương mà bạn không thể hiểu được thì nên nhờ đồng nghiệp nghe giúp. Hoặc trong trường hợp người mà đối tác cần gặp không có ở văn phòng và họ muốn nhắn lại điều gì đó, nếu bạn không hiểu rõ thì cũng nên nhờ đồng nghiệp nghe giúp, để tránh truyền đạt sai thông tin làm ảnh hưởng đến công việc.

⑧ Bình tĩnh, tự tin

Bạn đừng sợ, hãy cứ nhấc ống nghe lên và chăm chú lắng nghe, nhanh tay ghi chú. Nếu không nghe rõ hãy hỏi lại, vẫn không nghe rõ thì hỏi thêm lần nữa hoặc có thể yêu cầu đầu bên kia nói chậm rãi. Thời gian đầu, sau lời chào hỏi mình đã nói thêm câu này 「。。。ベトナム人新入社員です」như thế người ở đầu bên kia sẽ hiểu ý và nói chậm, rõ ràng.

Nếu bạn luống cuống, căng thẳng thì sẽ khó có gì có thể lọt được vào tai hoặc tệ hại hơn nữa là sẽ sai thao tác. Ví dụ điển hình mà mình đã mắc phải: Đúng ra là phải bấm nút 「保留」thì lại ụp luôn cái ống nghe xuống. Hành động này là rất thất lễ đối với người ở đầu dây bên kia. Vì vậy hãy thật bình tĩnh và tỉnh táo khi nhận điện thoại nhé.

Mình vừa chia sẻ với các bạn các bí quyết và kinh nghiệm mà mình đã tích luỹ được để có thể tiếp nhận điện thoại trong công ty Nhật một cách suôn sẻ và tự tin hơn. Hy vọng là chia sẻ của mình hữu ích với các bạn sắp hoặc mới đi làm ở Nhật. Chúc các bạn thành công!

Xin vui lòng không đăng lại nội dung trên trang này nếu không được phép của chúng tôi.

Like facebook BiKae để cập nhật bài viết mới