Trong bài viết “Các thủ tục giấy tờ cần làm sau khi sinh con ở Nhật“, Kae đã chia sẻ chi tiết về các mục cần làm sau khi sinh tại Nhật. Trong đó, mục làm hộ chiếu và giấy khai sinh cho con tại Đại sứ quán (ĐSQ) Việt Nam là nội dung được nhiều người quan tâm và đặt nhiều câu hỏi nhất. Hai trong số những câu hỏi đó là: (1) Có thể làm các thủ tục qua bưu điện được không hay nhất định phải đến trực tiếp? và (2) Làm thế nào để nhận được giấy khai sinh chứ không phải trích lục khai sinh? Bài viết này sẽ trả lời giúp các bạn 2 câu hỏi này.

①　Có thể làm các thủ tục qua bưu điện được không hay nhất định phải đến trực tiếp?

Bạn có thể đến nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện. Mình gửi bưu điện hết 390¥ và 4 ngày sau đã nhận được giấy khai sinh và hộ chiếu của con.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký khai sinh (M09.To-khai-dang-ky-khai-sinh.)
• Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu  (download mẫu tại đây)
• Giấy đăng ký kết hôn (bản gốc và copy)
• Hộ chiếu của bố (bản gốc và copy các trang có ảnh và tem có ghi thời hạn lưu trú)
• Hộ chiếu của mẹ (bản gốc và copy các trang có ảnh và tem có ghi thời hạn lưu trú)
• Giấy chứng sinh (出生証明書) hoặc giấy thụ lý thủ tục khai sinh tại Nhật (出生届受理書)
• Juuminhyo
• Bì thư chakubarai của bưu điện (điền sẵn địa chỉ nhà bạn để bên sứ quán gửi trả kết quả)
• 3 ảnh 4.5×3.5cm của con
• Phí làm hồ sơ 15000¥ (tốt nhất là cho 20000¥ vào, thừa họ sẽ trả lại kèm hộ chiếu)

Các giấy tờ gốc nộp trong hồ sơ sẽ được trả lại cùng với hộ chiếu và giấy khai sinh của con khi ĐSQ gửi về nhà.

Nếu bạn đăng ký khai sinh cho con tại cơ quan nhà nước của Nhật trước rồi đem giấy thụ lý khai sinh (出生届受理書) nộp Đại sứ quán thì chỉ được nhận Trích lục khai sinh.

②　Làm thế nào để nhận được giấy khai sinh chứ không phải trích lục khai sinh?

Nếu bạn muốn nhận Giấy khai sinh thì làm theo cách sau:

Cách 1: Xin 2 bản giấy chứng sinh gốc (出生証明書) từ bệnh viện và nộp 1 bản cho Đại sứ quán

Cách này khó vì hầu như mọi nơi đều chỉ cấp 1 bản duy nhất theo quy định (chỗ mình sinh cũng vậy dù mình đã trình bày đủ lý do này nọ rất khổ tâm nhưng họ vẫn không cấp).

Trong trường hợp  không xin được 2 bản giống nhau thì bạn có thể bảo bên viện viết thêm vào bản nộp cho Đại sứ quán dòng ベトナム大使館用 (Chỉ dùng cho Đại sứ quán Việt Nam) hoặc 写し (Bản sao).

Nếu họ vẫn không đồng ý thì bạn có thể tham khảo cách tiếp theo.

Cách 2: Đăng ký khai sinh tại ĐSQ trước rồi dịch công chứng giấy khai sinh này để làm thủ tục tại quận/ thành phố sau

Bạn nộp giấy chứng sinh gốc nhận được từ bệnh viện cho Đại sứ quán và làm thủ tục cấp Giấy khai sinh như bình thường, đồng thời đề nghị làm luôn 1 bản dịch Giấy khai sinh sang tiếng Nhật có công chứng (4000¥/tờ).

Sau khi đã nhận được Giấy khai sinh và bản dịch từ Đại sứ quán, bạn đem hai tờ này lên Uỷ ban quận/thành phố nơi bạn ở nộp để làm thủ tục khai sinh cho con tại Nhật. Làm theo cách này bạn vẫn nhận được 出生届受理書 (giấy thụ lý khai sinh) và Juuminhyo có tên con bạn nhé.

Trước khi sinh, bạn nên gọi điện hoặc đến Uỷ ban quận/thành phố nơi bạn sinh sống để xác nhận có cần bản dịch công chứng của Đại sứ quán không hay chỉ cần nộp bản dịch, copy và gốc để đối chứng. Ở chỗ mình, họ chỉ yêu cầu mang bản gốc tiếng Việt để đối chứng và nộp bản dịch không cần công chứng nên mình đã tự đánh máy, dịch lấy và in ra để nộp, như vậy không cần mất 4000¥ dịch thuật nữa.

Cách này mất chút thời gian nếu bạn gửi qua đường bưu điện (khoảng 4~5 ngày từ ngày gửi hồ sơ) mà thủ tục khai sinh bên Nhật phải làm trong vòng 14 ngày sau khi sinh nên nếu bạn tính làm theo cách này thì nên chuẩn bị sẵn các giấy tờ có thể, chỗ nào điền được luôn thì điền sẵn, sau khi sinh thì hoàn thành nốt và nộp càng sớm càng tốt (Mình nghĩ mất thời gian và khó nhất là chụp được ảnh con xinh gái đẹp trai mắt to nhìn thẳng để làm hộ chiếu mà thôi).

Trên đây là kinh nghiệm làm hộ chiếu và xin giấy khai sinh cho con tại ĐSQ tại Tokyo của mình. Mình ở Chiba và vừa sinh được 3 tuần nên đây là những thông tin mới cập nhật. Chi tiết về toàn bộ các thủ tục khác sau sinh, các bạn có thể tham khảo trong bài “Các thủ tục giấy tờ cần làm sau khi sinh con ở Nhật” nhé.