Sau khi chọn được trường đại học mình muốn vào, vượt qua kỳ thi JLPT và EJU đầy khó khăn, thì sẽ đến lúc bạn cần chuẩn bị hồ sơ thi đại học. Việc làm giấy tờ ở Nhật thật sự không hề dễ dàng, bởi vì chỉ cần có một lỗi sai nhỏ thôi cũng có thể khiến toàn bộ giấy tờ của bạn bị trì hoãn, vì vậy bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ dự thi thật chu toàn. Tùy theo trường mà ít nhiều có sự thay đổi, tuy nhiên trong bài viết này mình sẽ liệt kê ra những mục không thể thiếu trong bộ hồ sơ nộp vào trường đại học tại Nhật nhé.
Dưới đây là chi tiết các loại giấy tờ cần chuẩn bị cho bộ hồ sơ thi đại học theo kinh nghiệm của mình.
① 住民票 (Phiếu cư trú)
Hầu hết hồ sơ thi cử của bạn đều cần đến giấy này. Giấy này có ý nghĩa chứng minh bạn đang cư trú ở đâu; bạn cư trú ở Nhật với tư cách gì hoặc nếu bạn đã từng chuyển nhà thì trong giấy này cũng sẽ liệt kê rõ tất cả.
Để có giấy 住民票 bạn hãy đi đến 市役所 (shiyakusho) hoặc 区役所 (kuyakusho) nơi bạn đang sống, vào hỏi người hướng dẫn rằng bạn muốn làm giấy 住民票, họ sẽ phát cho bạn một tờ giấy để điền các thông tin như: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ, số thẻ ngoại kiều v..v… Sau khi đưa lại cho người hướng dẫn kiểm tra, bạn sẽ được nhận số thứ tự của mình để chờ đến lượt gọi vào. Khi đi làm giấy này bạn nhớ mang theo thẻ ngoại kiều để thuận tiện cho việc xác nhận thông tin. Bên cạnh đó, người làm thủ tục có thể sẽ hỏi bạn một số thông tin cơ bản như: địa chỉ nhà hiện tại, địa chỉ nhà cũ (nếu có chuyển nhà), số điện thoại, hiện đang ở cùng với ai v.v.
Tùy từng quận/ thành phố mà thời gian lấy giấy này có thể khác nhau. Chẳng hạn nhà mình thì lấy luôn tại chỗ, còn chỗ nhà bạn mình thì phải chờ tầm 2-3 ngày. Lệ phí in giấy là 300 yên/ tờ. Nếu bạn nộp nhiều trường cùng lúc thì nên in luôn hẳn vài tờ để đỡ mất công đi lại nhiều lần.
② Ảnh thẻ
Có thể từ khi chuẩn bị hành lý đi du học, bạn đã in rất nhiều ảnh thẻ mang theo. Tuy nhiên, hầu hết ảnh thẻ đó đều không hợp lệ vì nó đã được chụp từ quá lâu trước đó. Hồ sơ của bạn sẽ quyết định bạn có thể đỗ hay không, thế nên bạn hãy chuẩn bị từ chi tiết nhỏ nhất. Ảnh thẻ có thể chụp ở Nhật rất nhanh, chất lượng cũng rất tốt. Bạn nên ra những trụ chụp ảnh thẻ có ở khắp các ga lớn nhỏ, các combini, hoặc gần các trung tâm thương mại lớn.
Máy chụp có hai chế độ: Chế độ bình thường & chế độ làm đẹp. Chế độ bình thường có giá 800 yên/ lần và chế độ làm đẹp thì 900 yên/lần (Có chỗ là 1000 yên/lần) . Máy cũng cho bạn tùy chọn kích thước ảnh. Thông thường ảnh nộp vào đại học thì dùng cỡ 3 x 4. Bạn cũng không cần lo lắng về vấn đề tiếng Nhật, tất cả đều được hướng dẫn rất đơn giản. Bạn được chụp 3 lần và chọn đúng một tấm bạn ưng ý nhất để in ra.
Mình chụp ở trụ chụp ảnh thẻ cũng 3 lần, vì tiết kiệm nên cũng chỉ chọn chế độ chụp bình thường, tuy nhiên chất lượng ảnh cũng rất tốt. Nếu bạn cũng giống mình chọn chế độ chụp thường cho tiết kiệm thì nên bỏ ít công trang điểm một chút. Nữ thì cần ít son và tô lại chân mày cho mặt trông sáng và ăn hình hơn. Nam thì chỉ cần tóc tai gọn gàng, giữ cho môi đừng quá khô nứt nẻ là được.
Nếu ở Việt Nam ảnh thẻ phải áo sơ mi trắng nghiêm túc thì ở Nhật ảnh thẻ có vẻ “dễ thở” hơn. Giả sử bạn không kịp chuẩn bị một chiếc áo sơ mi thì bạn chỉ cần mặc áo lịch sự, đừng nên mặc họa tiết quá nổi hoặc màu sắc sặc sỡ, màu xanh đen hoặc trắng là ổn nhất. Tóc cũng phải được chải gọn gàng, không nên quá xuề xóa.
③ Photo toàn bộ giấy tờ
Ở Nhật thì không có tiệm photo in ấn, nhưng bạn có thể ra bất kỳ combini nào để photo giấy tờ. Tuy nhiên, nếu như không biết cách thì có thể không thể in đúng ngay lần đầu tiên. Bạn nên hỏi nhân viên trước cách in để dễ dàng hơn. Giấy tờ phải được photo cỡ A4, riêng thẻ ngoại kiều phải photo hai mặt lên một mặt A4 thì ở các máy photo đều có mục chuyên dụng để photo thẻ ngoại kiều. Các giấy tờ cần photo gồm: hộ chiếu (gồm cả mặt có dấu visa thời điểm hiện tại), thẻ ngoại kiều, kết quả thi (EJU/JLPT), bản photo các bằng cấp, học bạ tại Việt Nam.
Mỗi trường sẽ có file để bạn điền thông tin của bạn, gọi nôm na giống như giấy đăng ký nguyện vọng ở Việt Nam vậy. Bạn nên in ra 3 bản để đề phòng lỡ viết sai chỗ nào thì có thể viết lại đỡ mất công đi lại nhiều lần để in.
④ Giấy thành tích, tốt nghiệp tạm thời ở trường Nhật ngữ
Tùy theo trường mà bạn có thể xin được giấy này trong thời gian dài ngắn khác nhau. Trường mình thì phải viết yêu cầu xin giấy thành tích và giấy tốt nghiệp tạm thời trước 3 – 4 ngày. Bạn sẽ được nhận một phong thư đã niêm phong trong đó bao gồm: Tỉ lệ lên lớp từ lúc nhập học đến ngày xin giấy; Thành tích tại trường (xếp theo loại A-C).
Gần như tất cả các trường senmon, đại học ở Nhật đều bắt buộc phải xin giấy này. Một điều lưu ý tiếp là khi nhận phong thư, bạn không được mở ra mà phải trực tiếp bỏ vào hồ sơ nộp cho trường đại học luôn. Nếu bạn muốn kiểm tra lại thông tin thì liên hệ với giáo viên cho xem lại là được. Đối với trường mình, lệ phí cho giấy này là: 300 yên/ tờ.
Tỉ lệ lên lớp thật sự rất quan trọng. Giả sử thành tích của bạn chỉ tầm hạng trung bình nhưng nếu tỉ lệ lên lớp của bạn tốt thì có thể nhà trường sẽ cân nhắc cho bạn cơ hội. Có nhiều người hay bảo các trường tiếng sợ ảnh hưởng uy tín và mất học sinh nên họ có thể châm chước nâng phần trăm lên lớp của bạn lên một ít. Điều này chỉ đúng với trước đây, còn bây giờ cục xét visa rất khó, các trường tiếng cũng bị kiểm tra rất nghiêm ngặt, vậy nên việc cho bạn thêm phần trăm để đủ tiêu chí gần như là không thể. Vì lý do đó, nếu không phải có việc cực kỳ gấp gáp hoặc sức khỏe không quá tệ thì hãy cố gắng đến lớp đầy đủ.
Xin vui lòng không đăng lại nội dung trên trang này nếu không được phép của chúng tôi.
