Hướng dẫn xin visa và gia hạn visa Nhật dạng thăm thân

http://media.istockphoto.com
http://media.istockphoto.com

Trong thời gian ở Nhật, mình đã vài lần làm thủ tục bảo lãnh bố mẹ và người thân qua Nhật du lịch ngắn hạn. Đợt vừa rồi sinh em bé, mình lại một lần nữa làm thủ tục xin visa sang Nhật 90 ngày cho bố mẹ, sau đó làm tiếp thủ tục gia hạn cho mẹ ở thêm 90 ngày nữa. Trong bài này mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm của mình về việc xin visa và gia hạn visa Nhật ngắn hạn cho người thân để các bạn tham khảo nhé.



1. Thủ tục xin visa sang Nhật

Mình thường tự chuẩn bị và khai trước các giấy tờ cần thiết và gửi về VN để bố mẹ chỉ việc đem ra ĐSQ nộp là xong. Các giấy tờ để xin visa sang Nhật ngắn hạn dạng thăm thân, gia đình được ghi chi tiết trên trang web của ĐSQ Nhật tại Việt Nam, cụ thể như sau:

*** Tài liệu người xin visa cần chuẩn bị:

(1) Hộ chiếu của người xin visa (ở đây là bố mẹ hoặc người thân của bạn)

(2) Tờ khai xin cấp Visa (download tại đây)

(3) 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm dán vào tờ khai ở trên

(4) Tài liệu chứng minh mối quan hệ họ hàng:

→ Mối quan hệ ở đây là giữa người bảo lãnh bên Nhật với người xin visa ở Việt Nam nên các bạn cần chuẩn bị giấy tờ phù hợp có thể chứng minh được quan hệ này. Ví dụ nếu bạn trực tiếp bảo lãnh bố mẹ/anh chị em qua Nhật thì cần nộp giấy khai sinh của bạn hoặc hộ khẩu nhà bạn (trong hộ khẩu có tên bạn). Nếu chồng bạn bảo lãnh bố mẹ chồng/anh em chồng thì cần giấy khai sinh của chồng hoặc hộ khẩu nhà chồng (trong hộ khẩu có tên chồng bạn). Nếu chồng bạn bảo lãnh bố mẹ bạn/anh chị em nhà bạn thì ngoài giấy khai sinh của bạn và hộ khẩu nhà bạn cần thêm giấy chứng nhận đăng ký kết hôn nữa. Nếu mời vợ/ chồng sang chơi thì chỉ cần giấy đăng ký kết hôn. Nói chung là tuỳ thuộc vào quan hệ của người bảo lãnh và người được bảo lãnh để nộp cho phù hợp. Các giấy tờ này mình đều nói bố mẹ chuẩn bị cả bản sao và bản gốc, bản sao thì đem nộp còn bản gốc cứ mang đi phòng trường hợp bị hỏi vì ở VN các thủ tục không bao giờ được thống nhất hoàn toàn, cứ hôm nay thế này hôm sau lại khác nên cứ chuẩn bị hết cho yên tâm.

(5) Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:

Đây là trong trường hợp người nhà tự chi trả kinh phí. Những bạn đang đi học ở Nhật chưa có thu nhập thì người nhà cần làm thủ tục này. Giấy tờ cần nộp bao gồm:

             + Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu người nhà bạn đang đi làm)

             + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng hoặc photo sổ tiết kiệm 

(6) Bản lịch trình chi tiết các hoạt động sẽ làm ở Nhật (download mẫu tại đây) (chỉ cần thiết nếu sang du lịch còn sang chăm con, trông cháu thì không cần)

   *** Tài liệu phía Nhật Bản chuẩn bị (tức là phía bạn, người bảo lãnh bên Nhật)

(1) Giấy lý do mời (download tại đây), trong đó:

* Điền ngày tháng viết giấy vào phần: 平成 年 月 日

* Dòng tiếp theo điền 在ベトナム 日本国 大使館 殿 (nếu nộp ở ĐSQ Nhật ở Hà Nội) hoặc 在ベトナム 日本国総領事   殿 (nếu nộp ở lãnh sự quán tại TP HCM)

* Phần 招へい人 là phần thông tin của người bảo lãnh bên Nhật, các bạn điền địa chỉ (住所), tên (氏名), số điện thoại (電話番号), số FAX (nếu có)

* Phần thông tin trong ngoặc 【以下は,会社・団体が招へいする場合に記入してください】là phần cần điền nếu bạn mời cơ quan, đoàn thể nào đó sang Nhật. Ở đây là mời người thân nên phần này bỏ qua.

* Phần 査証申請人 là cần điền thông tin của người xin visa (người được bảo lãnh bên VN), các bạn cần điền: quốc tịch (国籍), nghề nghiệp (職業), tên (氏名), giới tính (男: nam / 女: nữ). Phần ほか 名 là muốn nói đến ngoài người được bảo lãnh đang khai ở đây thì còn thêm người nào nữa không. Nếu bạn mời 2 người thì ở đây điền số 1 vào trước 名. Tiếp theo là ngày tháng năm sinh (生年月日) và số tuổi (歳) (năm viết dưới dạng 4 số như thông thường chứ không phải năm Nhật). Trong trường hợp mời nhiều hơn 1 người thì bạn cần viết 1 văn bản riêng liệt kê danh sách những người được mời rồi đính kèm với giấy lý do mời. Văn bản này không có mẫu, chỉ cần ghi tiêu đề là 申請人全員のリスト rồi liệt kê từng người với các thông tin như tên, ngày tháng năm sinh, tuổi, quốc tịch và nghề nghiệp.

* Tiếp theo là phần trình bày lý do mời:

  • 招へい目的 (Mục đích mời): Ở đây các bạn ghi ngắn gọn ví dụ như sang thăm con, sang chăm cháu, sang đi du lịch v.v
  • 招へい経緯 (Trình bày cụ thể hơn lý do mời): Ở đây bạn giải thích thêm cho mục đích mời ở trên, ví dụ nếu mời bố mẹ sang chăm con sắp sinh thì viết là do sinh con lần đầu, 2 vợ chồng đều lo lắng vì không có kinh nghiệm, chồng lại bận công việc khó chăm sóc hai mẹ con nên có ông bà sang là rất cần thiết. Hoặc nếu mời sang du lịch thì viết là do đang học/ làm việc bên Nhật được trải nghiệm nhiều điều thú vị về văn hoá, xã hội Nhật, muốn mời bố mẹ/anh chị em sang du lịch đồng thời giới thiệu thêm cho họ những trải nghiệm thú vị đó. Nói chung bạn nào văn hay chữ tốt, giỏi tiếng Nhật thì có thể viết sang tờ A4 riêng rồi đính kèm, còn mình thì lần nào cũng chỉ viết tầm 3-4 câu, hết chỗ trống ở trong mẫu đơn thôi. Tiêu chỉ là đơn giản mà chân thành :)))
  • 申請人との関係 (Quan hệ với người xin visa): Ghi quan hệ của bạn và người được mời

(2) Bản sao hộ tịch (Trường hợp người mời hoặc vợ / chồng là người Nhật)

*** Trường hợp người bảo lãnh chịu chi phí ở mục (5) phía trên, hãy xuất trình các tài liệu từ mục (3) – (5) sau:

(3) Giấy chứng nhận bảo lãnh (download tại đây)

Giấy này có nhiều phần thông tin tương tự với giấy lý do mời ở trên nên các bạn đối chiếu để điền cho chuẩn nhé.  Cụ thể là phần 査証申請人 là ghi thông tin của người được bảo lãnh ở VN còn phần 身元保証人 là ghi thông tin của người bảo lãnh phía Nhật Bản.

(4) Các giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh như sau :

2 trong 3 giấy tờ sau(chứng nhận đang làm việc + chứng nhận thu nhập, hoặc chứng nhận đang làm việc + số dư tiền gửi ngân hàng)

  • Giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書:ざいしょくしょうめいしょ): xin ở công ty bạn/ chồng bạn (nếu chồng bạn bảo lãnh)
  • Giấy chứng nhận thu nhập (所得証明書:しょとくしょうめいしょ): xin ở kuyakusho
  • Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng (残高証明書:ざんだかしょうめいしょ): xin ở ngân hàng

Hoặc 2 giấy tờ sau:

  • Bản lưu giấy đăng ký nộp thuế (Bản sao) (納税証明書:のうぜいしょうめいしょ): xin ở kuyakusho
  • Giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập) (課税証明書:かざいしょうめいしょ): xin ở kuyakusho

(5) Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình) (住民票:じゅうみんひょう): xin ở kuyakusho

Nếu bạn không có thời gian ra kuyakusho xin 2 giấy tờ về thuế thì chỉ cần nộp 3 giấy tờ đầu tiên và phiếu công dân ở mục cuối cùng cũng được (giống như trường hợp của mình)

 (6) Bản photo tất cả các trang hộ chiếu của người bảo lãnh

(7) Bản photo 2 mặt thẻ cư trú (zairyu kado) của người bảo lãnh

Vậy là xong rồi đấy. Bạn chuẩn bị giấy tờ đầy đủ như trên rồi gửi về nhà cho người nhà mang lên ĐSQ hoặc LSQ Nhật nộp, 1 tuần sau là lấy được visa, phí là 650.000 VND. Thời gian tối đa được ở Nhật là 90 ngày (không phải là 3 tháng nhé).

2. Thủ tục gia hạn visa Nhật ngắn hạn

Nếu người nhà đã ở Nhật 90 ngày mà bạn muốn xin bảo lãnh ở thêm một thời gian nữa (tối đa là 90 ngày nữa) thì cần làm thủ tục gia hạn visa và nộp tại cục xuất nhập cảnh ở Nhật (入国管理局:にゅうこくかんりきょく, gọi tắt là nyuukan).

Sau đây là các giấy tờ cần nộp để xin gia hạn visa:

(1) Hộ chiếu của người xin gia hạn visa

(2) Đơn xin gia hạn visa (download mẫu tại đây). Đơn có dán 01 ảnh 3cm x 4cm nền trắng

(3) Tài liệu chứng minh quan hệ giữa người bảo lãnh tại Nhật và người xin gia hạn visa: Những giấy tờ này giống với mục chứng minh quan hệ khi xin visa nhưng cần được dịch sang tiếng Nhật. Không cần dịch công chứng mà bạn tự dịch ra rồi đính kèm với bản tiếng Việt cũng được nhé.

(4) Bản khai chi tiết các hoạt động đã làm trong thời gian ở Nhật vừa qua (thời gian trước khi gia hạn). Bản này không có mẫu, mình tự làm 1 bản theo kiểu chia cột ra giống như cái bảng lịch trình ở Nhật khi xin visa ở trên.

(5) Giấy tờ người bảo lãnh cần chuẩn bị:

  • Hộ chiếu
  • Thẻ cư trú zairyuu card
  • Giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書:ざいしょくしょうめいしょ): xin ở công ty bạn/ chồng bạn (nếu chồng bạn bảo lãnh)
  • Giấy chứng nhận bảo lãnh (download tại đây): giống với khi xin visa
  • Một trong các giấy tờ sau:
    • Giấy chứng nhận thu nhập (所得証明書:しょとくしょうめいしょ): xin ở ku chứng minh thu nhập của bạn/ chồng bạn (nếu chồng bạn bảo lãnh)
    • Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng (残高証明書:ざんだかしょうめいしょ): xin ở ngân hàng
    • Bản lưu giấy đăng ký nộp thuế (納税証明書:のうぜいしょうめいしょ) và giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập) (課税証明書:かざいしょうめいしょ): xin ở kuyakusho
  • Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình) (住民票:じゅうみんひょう): xin ở kuyakusho

Tương tự  như khi xin visa, các giấy tờ này là để chứng minh bạn có đủ khả năng bảo lãnh về chi phí ở Nhật cho người nhà nếu người nhà ở thêm 90 ngày nữa. Trong trường hợp gia hạn này thì 2 giấy tờ về thuế quan trọng hơn giấy chứng nhận thu nhập và số dư tài khoản ngân hàng nên để chắc chắn thì bạn nên xin 2 giấy tờ này nhé. Trong trường hợp của mình mình chỉ nộp giấy chứng nhận làm việc và số dư tài khoản ngân hàng nên lúc đầu họ không đồng ý cứ đòi thêm giấy tờ về thuế phải nói mãi họ mới cho qua đấy.

  • Giấy lý do gia hạn visa (親族訪問ビザの延長申請理由書): Đây là giấy tờ quan trọng quyết định việc có được chấp nhận gia hạn hay không. Giấy này không có mẫu cụ thể. Bạn tự viết một văn bản ghi rõ chi tiết vì sao cần gia hạn visa cho người nhà. Để được cục chấp nhận thì mình thấy là nên viết rõ ràng, ngắn gọn và quan trọng là phải chân thành. Mình có tham khảo một bản viết lý do gia hạn visa thăm thân trong link này (phần của người trả lời), các bạn xem để biết cách viết nhé. Theo như mình tìm hiểu thì những lý do chung chung như sức khoẻ yếu (mà không có gì chứng minh), gia hạn ở lại để giúp việc nhà (lý do quá đơn thuần) hay ở lại để du lịch thì sẽ không được chấp nhận. Vì vậy khi viết lý do bạn nên viết chi tiết ví dụ sức khoẻ yếu thì cụ thể như thế nào, sao cho cái giấy lý do này nghe thành thật và không giống như lấy từ 1 mẫu nào đó thì mới dễ được chấp nhận. Như mình thì mình ghi là do vết khâu sau sinh chưa lành hẳn, ngồi và đi lại khó khăn, sức khoẻ chưa phục hồi hoàn toàn để chăm con và làm việc nhà một mình.

Bạn chuẩn bị tất cả giấy tờ như trên rồi đi cùng với người nhà lên cục nộp trong buổi sáng các ngày làm việc trong tuần. Nếu giấy tờ ok thì sẽ nhận được đóng dấu gia hạn visa ngay trong sáng hôm đó nhé. Phí gia hạn visa là 4000 yen.

Trên đây là kinh nghiệm xin visa và gia hạn visa Nhật cho người thân của mình. Hy vọng là những chia sẻ này sẽ hữu ích với các bạn. Có gì thắc mắc cứ bình luận ở dưới mình sẽ trả lời nhé.

Xin vui lòng không đăng lại nội dung trên trang này nếu không được phép của chúng tôi.

Hãy chia sẻ bài viết này nhé!