Trong thời gian ở Nhật, mình đã vài lần làm thủ tục bảo lãnh bố mẹ và người thân qua Nhật du lịch ngắn hạn. Đợt vừa rồi sinh em bé, mình lại một lần nữa làm thủ tục xin visa sang Nhật 90 ngày cho bố mẹ, sau đó làm tiếp thủ tục gia hạn cho mẹ ở thêm 90 ngày nữa. Trong bài này mình sẽ chia sẻ kinh nghiệm của mình về việc xin visa và gia hạn visa Nhật ngắn hạn cho người thân để các bạn tham khảo nhé.

*** Thông tin mới nhất về xin visa thăm thân hậu covid mới được mình cập nhật ngày 21/02/2023. (Xem chi tiết)

*** Thông tin về việc gia hạn mới được cập nhật thêm ở dưới (cập nhật ngày 27/12/2017)

1. Thủ tục xin visa sang Nhật

Mình thường tự chuẩn bị và khai trước các giấy tờ cần thiết và gửi về VN để bố mẹ chỉ việc đem ra ĐSQ nộp là xong. Các giấy tờ để xin visa sang Nhật ngắn hạn dạng thăm thân, gia đình được ghi chi tiết trên trang web của ĐSQ Nhật tại Việt Nam, cụ thể như sau:

*** Tài liệu người xin visa cần chuẩn bị: (Mục (1) đến (6) dưới đây)

(1) Hộ chiếu của người xin visa (ở đây là bố mẹ hoặc người thân của bạn)

(2) Tờ khai xin cấp Visa (download tại đây)

(3) 01 ảnh 4,5cm x 4,5cm dán vào tờ khai ở trên

(4) Tài liệu chứng minh mối quan hệ họ hàng:

→　Mối quan hệ ở đây là giữa người bảo lãnh bên Nhật với người xin visa ở Việt Nam nên các bạn cần chuẩn bị giấy tờ phù hợp có thể chứng minh được quan hệ này. Ví dụ nếu bạn trực tiếp bảo lãnh bố mẹ/anh chị em qua Nhật thì cần nộp giấy khai sinh của bạn hoặc hộ khẩu nhà bạn (trong hộ khẩu có tên bạn). Nếu chồng bạn bảo lãnh bố mẹ chồng/anh em chồng thì cần giấy khai sinh của chồng hoặc hộ khẩu nhà chồng (trong hộ khẩu có tên chồng bạn). Nếu chồng bạn bảo lãnh bố mẹ bạn/anh chị em nhà bạn thì ngoài giấy khai sinh của bạn và hộ khẩu nhà bạn cần thêm giấy chứng nhận đăng ký kết hôn nữa. Nếu mời vợ/ chồng sang chơi thì chỉ cần giấy đăng ký kết hôn. Nói chung là tuỳ thuộc vào quan hệ của người bảo lãnh và người được bảo lãnh để nộp cho phù hợp. Các giấy tờ này mình đều nói bố mẹ chuẩn bị cả bản sao và bản gốc, bản sao thì đem nộp còn bản gốc cứ mang đi phòng trường hợp bị hỏi vì ở VN các thủ tục không bao giờ được thống nhất hoàn toàn, cứ hôm nay thế này hôm sau lại khác nên cứ chuẩn bị hết cho yên tâm.

(5) Tài liệu chứng minh khả năng chi trả kinh phí cho chuyến đi:

Đây là trong trường hợp người nhà tự chi trả kinh phí. Những bạn đang đi học ở Nhật chưa có thu nhập thì người nhà cần làm thủ tục này. Giấy tờ cần nộp bao gồm:

             + Giấy chứng nhận thu nhập do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu người nhà bạn đang đi làm)

             + Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng hoặc photo sổ tiết kiệm 

(6) Bản lịch trình chi tiết các hoạt động sẽ làm ở Nhật (download mẫu tại đây). Trường hợp của mình thì chỉ nộp lịch trình khi bố mẹ sang du lịch còn sang chăm con cháu thì không cần, nhưng nhiều bạn nói vẫn bị yêu cầu nên tốt nhất các bạn cứ làm 1 tờ cho an toàn, đỡ phải mất công đi lại bổ sung giấy tờ nhé.

   *** Tài liệu phía Nhật Bản chuẩn bị (tức là phía bạn, người bảo lãnh bên Nhật)  (Mục (1) đến (8) dưới đây)

(1) Giấy lý do mời (download tại đây), trong đó:

* Điền ngày tháng viết giấy vào phần: 平成　年　月　日

* Dòng tiếp theo điền　在ベトナム　日本国　大使館　殿 (nếu nộp ở ĐSQ Nhật ở Hà Nội) hoặc 在ベトナム　日本国総領事   殿 (nếu nộp ở lãnh sự quán tại TP HCM)

* Phần 招へい人 là phần thông tin của người bảo lãnh bên Nhật, các bạn điền địa chỉ (住所), tên (氏名), số điện thoại (電話番号), số FAX (nếu có)

* Phần thông tin trong ngoặc 【以下は,会社・団体が招へいする場合に記入してください】là phần cần điền nếu bạn mời cơ quan, đoàn thể nào đó sang Nhật. Ở đây là mời người thân nên phần này bỏ qua.

* Phần 査証申請人 là cần điền thông tin của người xin visa (người được bảo lãnh bên VN), các bạn cần điền: quốc tịch (国籍), nghề nghiệp (職業), tên (氏名), giới tính (男: nam / 女: nữ). Phần ほか　名 là muốn nói đến ngoài người được bảo lãnh đang khai ở đây thì còn thêm người nào nữa không. Nếu bạn mời 2 người thì ở đây điền số 1 vào trước 名. Tiếp theo là ngày tháng năm sinh (生年月日) và số tuổi (歳) (năm viết dưới dạng 4 số như thông thường chứ không phải năm Nhật). Trong trường hợp mời nhiều hơn 1 người thì bạn cần viết 1 văn bản riêng liệt kê danh sách những người được mời rồi đính kèm với giấy lý do mời. Văn bản này không có mẫu, chỉ cần ghi tiêu đề là 申請人全員のリスト rồi liệt kê từng người với các thông tin như tên, ngày tháng năm sinh, tuổi, quốc tịch và nghề nghiệp.

* Tiếp theo là phần trình bày lý do mời:

(2) Bản sao hộ tịch (Trường hợp người mời hoặc vợ / chồng là người Nhật)

*** Trường hợp người bảo lãnh chịu chi phí ở mục (5) phía trên, hãy xuất trình các tài liệu từ mục (3) – (5) sau:

(3) Giấy chứng nhận bảo lãnh (download tại đây)

Giấy này có nhiều phần thông tin tương tự với giấy lý do mời ở trên nên các bạn đối chiếu để điền cho chuẩn nhé.  Cụ thể là phần 査証申請人 là ghi thông tin của người được bảo lãnh ở VN còn phần 身元保証人 là ghi thông tin của người bảo lãnh phía Nhật Bản.

(4) Các giấy tờ liên quan đến người bảo lãnh như sau :

• Giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書：ざいしょくしょうめいしょ): xin ở công ty bạn/ chồng bạn (nếu chồng bạn bảo lãnh)
• Bản sao giấy đăng ký nộp thuế (納税証明書：のうぜいしょうめいしょ): xin ở kuyakusho
• Giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập) (課税証明書：かぜいしょうめいしょ): xin ở kuyakusho

(5) Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình) (住民票：じゅうみんひょう): xin ở kuyakusho

Nếu không có 2 giấy tờ về thuế thì có thể nộp giấy chứng nhận đang làm việc kèm theo giấy chứng nhận thu nhập (所得証明書: shotoku shoumeisho) và giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng (残高証明書: zandaka shoumeisho).

 (6) Bản photo tất cả các trang hộ chiếu của người bảo lãnh

(7) Bản photo 2 mặt thẻ cư trú (zairyu kado) của người bảo lãnh

(8) Photo sổ mẹ con boshitechou (trong trường hợp mang bầu, sinh con bảo lãnh bố/mẹ sang chăm): cái này gần đây nhiều người bị hỏi nè, chứ lúc mình làm thực ra là không cần đâu, nhưng các bạn cứ chuẩn bị cho chắc nhé.

Vậy là xong rồi đấy. Bạn chuẩn bị giấy tờ đầy đủ như trên rồi gửi về nhà cho người nhà mang lên ĐSQ hoặc LSQ Nhật nộp, 1 tuần sau là lấy được visa, phí là 650.000 VND. Thời gian tối đa được ở Nhật là 90 ngày (không phải là 3 tháng nhé).

2. Thủ tục gia hạn visa Nhật ngắn hạn

Nếu người nhà đã ở Nhật 90 ngày mà bạn muốn xin bảo lãnh ở thêm một thời gian nữa (tối đa là 90 ngày nữa) thì cần làm thủ tục gia hạn visa và nộp tại cục xuất nhập cảnh ở Nhật (入国管理局：にゅうこくかんりきょく, gọi tắt là nyuukan).

Sau đây là các giấy tờ cần nộp để xin gia hạn visa:

(1) Hộ chiếu của người xin gia hạn visa

(2) Đơn xin gia hạn visa (download mẫu tại đây). Đơn có dán 01 ảnh 3cm x 4cm nền trắng

(3) Tài liệu chứng minh quan hệ giữa người bảo lãnh tại Nhật và người xin gia hạn visa: Những giấy tờ này giống với mục chứng minh quan hệ khi xin visa nhưng cần được dịch sang tiếng Nhật. Không cần dịch công chứng mà bạn tự dịch ra rồi đính kèm với bản tiếng Việt cũng được nhé.

(4) Bản khai chi tiết các hoạt động đã làm trong thời gian ở Nhật vừa qua (thời gian trước khi gia hạn). Bản này không có mẫu, mình tự làm 1 bản theo kiểu chia cột ra giống như cái bảng lịch trình ở Nhật khi xin visa ở trên.

(5) Giấy tờ người bảo lãnh cần chuẩn bị:

• Hộ chiếu
• Thẻ cư trú zairyuu card
• Giấy chứng nhận đang làm việc (在職証明書：ざいしょくしょうめいしょ): xin ở công ty bạn/ chồng bạn (nếu chồng bạn bảo lãnh)
• Giấy chứng nhận bảo lãnh (download tại đây): giống với khi xin visa
• Một trong các giấy tờ sau:
  • Giấy chứng nhận thu nhập (所得証明書：しょとくしょうめいしょ): xin ở ku chứng minh thu nhập của bạn/ chồng bạn (nếu chồng bạn bảo lãnh)
  • Giấy chứng nhận số dư tiền gửi ngân hàng (残高証明書：ざんだかしょうめいしょ): xin ở ngân hàng
  • Bản lưu giấy đăng ký nộp thuế (納税証明書：のうぜいしょうめいしょ) và giấy chứng nhận nộp thuế (bản ghi rõ tổng thu nhập) (課税証明書：かざいしょうめいしょ): xin ở kuyakusho
• Phiếu công dân (Bản có ghi quan hệ của các thành viên trong gia đình) (住民票：じゅうみんひょう): xin ở kuyakusho

Tương tự  như khi xin visa, các giấy tờ này là để chứng minh bạn có đủ khả năng bảo lãnh về chi phí ở Nhật cho người nhà nếu người nhà ở thêm 90 ngày nữa. Trong trường hợp gia hạn này thì 2 giấy tờ về thuế quan trọng hơn giấy chứng nhận thu nhập và số dư tài khoản ngân hàng nên để chắc chắn thì bạn nên xin 2 giấy tờ này nhé. Trong trường hợp của mình mình chỉ nộp giấy chứng nhận làm việc và số dư tài khoản ngân hàng nên lúc đầu họ không đồng ý cứ đòi thêm giấy tờ về thuế phải nói mãi họ mới cho qua đấy.

• Giấy lý do gia hạn visa (親族訪問ビザの延長申請理由書): Đây là giấy tờ quan trọng quyết định việc có được chấp nhận gia hạn hay không. Giấy này không có mẫu cụ thể. Bạn tự viết một văn bản ghi rõ chi tiết vì sao cần gia hạn visa cho người nhà. Để được cục chấp nhận thì mình thấy là nên viết rõ ràng, ngắn gọn và quan trọng là phải chân thành. Mình có tham khảo một bản viết lý do gia hạn visa thăm thân trong link này (phần của người trả lời), các bạn xem để biết cách viết nhé. Theo như mình tìm hiểu thì những lý do chung chung như sức khoẻ yếu (mà không có gì chứng minh), gia hạn ở lại để giúp việc nhà (lý do quá đơn thuần) hay ở lại để du lịch thì sẽ không được chấp nhận. Vì vậy khi viết lý do bạn nên viết chi tiết ví dụ sức khoẻ yếu thì cụ thể như thế nào, sao cho cái giấy lý do này nghe thành thật và không giống như lấy từ 1 mẫu nào đó thì mới dễ được chấp nhận. Như mình thì mình ghi là do vết khâu sau sinh chưa lành hẳn, ngồi và đi lại khó khăn, sức khoẻ chưa phục hồi hoàn toàn để chăm con và làm việc nhà một mình.

Bạn chuẩn bị tất cả giấy tờ như trên rồi đi cùng với người nhà lên cục nộp trong buổi sáng các ngày làm việc trong tuần. Nếu giấy tờ ok thì sẽ nhận được đóng dấu gia hạn visa ngay trong sáng hôm đó nhé. Phí gia hạn visa là 4000 yen.

*** THÔNG TIN MỚI CẬP NHẬT: Mình vừa làm thủ tục bảo lãnh cho mẹ mình sang lại Nhật trong vòng 90 ngày. Lần bảo lãnh này là sau đợt mình sinh em bé lần trước hơn 1 năm, nhưng khi nộp hồ sơ lên ĐSQ Nhật ở Hà Nội thì mình vẫn bị yêu cầu phải nộp thêm tờ giấy cam kết không gia hạn cho mẹ lần này nữa (vì lần trước đã gia hạn rồi). Thế là mình phải viết 1 tờ cam kết (mình viết cả tiếng Việt và tiếng Nhật cho yên tâm), sau đó đóng dấu inkan và scan gửi về nhà, Mẹ mình in bản đó ra đem nộp thì lấy được visa luôn sau 1 tuần. (Mẹ mình chỉ in đen trắng không in màu). Trong khi đó bạn mình ở nộp ở lãnh sự trong TP HCM, cũng trường hợp y như mình, mà bảo lãnh mẹ sang lần 2 lại không bị yêu cầu nộp bản cam kết nào cả và vẫn xin được visa như bình thường. Vì vậy mình cập nhật lại thông tin này để các bạn biết mà chuẩn bị cho đỡ mất thời gian và công sức nhé.

Trên đây là kinh nghiệm xin visa và gia hạn visa Nhật cho người thân của mình. Hy vọng là những chia sẻ này sẽ hữu ích với các bạn. Có gì thắc mắc cứ bình luận ở dưới mình sẽ trả lời nhé.

Xin vui lòng không đăng lại nội dung trên trang này nếu không được phép của chúng tôi.